事務の仕事って大変?事務に転職する前に知りたい事務のアレコレ

桃太郎
こんにちは、現役事務員の桃太郎です。

私、実は「中卒・未経験」で事務員になれたんですよ。

就職する前までは「中卒・未経験で事務員になれるのかな・・・。」、「事務の仕事ってどんなことをやるんだろう?」「事務の仕事って大変なのかな?」って思っていました。

でも、実際に就職してみると確かに大変なことも多いですがとても充実した日々を過ごしています!

この記事では事務の大変さと、事務に転職を考えている人へ向けた内容を書きたいと思います。

事務員の仕事内容

事務作業をしているところ

まず、仕事内容としては会社によりますが基本的には、ワード・エクセルなどでの書類作成・請求書などの郵便物の発送、電話対応やお茶だし・掃除などがあります。

小さい会社になればなるほど、やらなければいけない仕事が多く、社員のお茶だしや事務員が掃除を担当しているところもあります。

会社によってはホームページの更新なども頼まれたりします。

なので、ネットに詳しかったりパソコンスキルが高ければ高いほど、仕事がはかどります。

事務員にもいろいろありますので、現場と事務所を往復しないといけないような会社や、一切事務所から出ずに黙々とひたすら電話対応と書類作成をするところもあります。

転職・就職のさいには、自分にあった会社をしっかりリサーチしてくださいね。

事務の大変さ・苦労するところ

事務の大変さとしては、やはりいろいろな業務をまかされるので、自分の仕事がなかなか進まないことです。

営業さんからは、「事務所に戻ったらすぐに次のお客様のところに行かないといけないから、請求書を作っておいて」と言われたり、「このデータが必要なんだけど、○時間後までに用意しておいて」と頼まれることが多々あります。

なので、自分の作業をいったん止めて先に頼まれた作業をこなしたりしていると、今まで自分がどんな作業をしていたか忘れちゃったりするんですよね(笑)

自分のペースで仕事をすすめたい方は、ちょっとストレスに感じるかも知れません。(私がそうです笑)

また、複数の事務員さんがいるところは仕事の分担ができるのでいいのですが、事務員がひとりだけの場合は会社によっては皆のお茶だしや掃除などひとりでやらないといけない場合もあります。

事務員さんに頼りっきりの会社もあれば、自分のことは自分でやろうって会社もあります。

これは事務員の仕事内容がっていうよりも、その会社の方針によりますので会社選びも慎重に行いましょう。

仕事が大変でパニックしているイラスト

そして、苦手な人には苦痛な「電話対応」もしないといけません。
お客様の会社に対する印象も、最初の電話対応で決まったりしますので、言葉遣いや声のトーン、話し方など気をつけないといけません。

苦手だからって電話を取らないわけにもいきませんし、私も電話対応は苦手ですがこればかりは仕方がありません。

ちなみに、どうしても電話対応が嫌な場合は面接時に電話対応はできないことを伝えるか、もしくは電話対応がないような「データ入力事務」だと電話を取らなくていいこともあります。
会社によります。

会社にクレーム電話がかかってきても対応しないといけないし、専門的なことを聞かれることもあります。

自分の働いている業種の知識がないと答えられないので、問合せ窓口である事務員は、ある程度の自分の会社の知識は持っていないといけません。

自分が何か問合せしたときに、毎回「確認して折り返します」だと時間がない場合やすぐに知りたいときに、あまりいい気持ちがしませんよね。

クレームも、自分が悪いわけではないのに・・・ということがほとんどです。

クレーム電話に驚いている様子

でもそんなに頻繁にかかってくるわけではないですし(会社によりますが)、どんどんメンタルが鍛えられていくので、1年もたてば慣れてきます。(笑)

また、お客様との関わりが一番少ないのが事務員です。

お客様と直接関わるのは、現場の方や営業スタッフが多いため、お客様は事務員を認識している人は少ないです。

なので、最前線で活躍されている方に比べれば直接的な感謝をされることが少なく、会社によってはお客様と顔を合わせることもなかったりするため、自分は本当に会社の役に立っているのか?と思うときもあります。

どれだけ頑張っても、地味なため気付かれません。

事務員はスタッフが気持ちよく働けるよう、スムーズに仕事が進むようサポートをすることが多く、縁の下の力持ちという役割です。

でも、そんな事務員も大変なことばかりではありません。

事務のいいところ

まず、事務所という安心・安全なところにいるので、トイレにはいつでも行けますし気温の差がほとんどありません。(会社による)

さらにお客様と直接的な関わりがないので、面と向かって文句を言われることもほとんどないのです。(まれに事務所まで来られる時もある。)

座り仕事なので、足が痛いこともありません。

その代わり、肩こりやストレートネックや足のむくみなどがあり、また座りっぱなしは寿命を縮めるというデータもあります。

事務はそこまで大量の、時間内にこなせないような作業量をまかされることがあまりないので、だいたいは残業が少ないところが多いのではないでしょうか。

私の会社は事務は土日祝休みですが、それ以外の方は日曜休みのみです。
それくらい優遇されている会社もあります。

そして飲みものも基本事務所に完備されている所が多いので(お客様が来店されるような会社なら飲みものが置いてある)、自由に飲めるのが助かります。

やはり仕事をする上でトイレや飲みものは気になりますもんね。

事務員に求められる能力

これまでは事務の仕事内容をご紹介いたしました。

それでは、事務員に求められる能力とはなんなのでしょうか?

パソコンスキル

まず、パソコンスキルです。

パソコン作業が少ない会社もあるでしょうが、現在事務員でパソコンをまったく触らないということはあるのでしょうか?

まずないと思います。

ただ、前回書いたパソコンが出来ないと事務職は無理?の記事にもありますように、どうしてもパソコンが苦手という方は、極力パソコン作業が少なくそれ以外の作業が多い事務を探しましょう。

また、事務員が複数人いるような会社だったら、パソコンの作業を得意な方にお願いする代わりに、他の作業を請け負うことでパソコン作業を避けられる可能性があります。

エクセル・ワードを一切使えない方は、そこまで難しくはないので事務に転職を考えているなら、少し勉強する程度でも大丈夫だと思います。

難しい関数(エクセルでの計算式のようなもの)など必要な会社はそうそうないと思うので、求人情報に「簡単なワード・エクセル」と書かれていたら、ワードやエクセルを使って文字打ちや文字のサイズを変えたり画像を入れられたら大丈夫でしょう。

エクセルの基本的な使い方はこちらのサイトで詳しく説明されているので、参考にしてみて下さい
初心者がExcelの使い方をゼロからマスターするための教科書

ワードの基本的な使い方はこちらのサイトをおすすめします。
初心者にも分かるWord・ワードの使い方

優先順位・処理速度

仕事の優先順位を考えて、素早く片付けられる方が好まれます。

これまでに書いたように、急ぎの用事を頼まれることもありますし、書類の提出期限が決まっていたりします。

自分が今やっている作業の手を止めたくないからと、頼まれた仕事を後回しにしたりすると他の方が困ってしまいます。

頼まれた仕事をサッと終わらせて、自分の仕事に戻れるくらいの能力があれば、会社では喜ばれますよ。

たくさんの雑務を任されるので、どんどん処理していかなければなりません。

気遣い・周りを観察する

事務はサポート役という側面がありますので、周囲の人がどういうことをやってほしいと思っているかや、困っていそうなことがあれば率先して仕事を手伝うととても喜ばれます。

仕事の手伝いがないか探しているところ

お茶くみを率先して行ったり、掃除を自主的にやると評価があがります。

無理をしてまでやる必要はないですが、会社にいる時間が一番長い分、空いた時間にちょこちょこやってみると皆から好かれます^^笑

笑顔

パソコンスキルももちろん必須スキルですが、それと同じくらい大切なのが笑顔です。

別に笑顔が可愛くなければって意味じゃないですよ。

パソコン業務ってどうしても表情がこわばりがち。

パソコンに向かって笑いかけることも怒ることもありませんからね。

なので、ついつい他の人に話しかけられた時にそのまま無表情やちょっと怖い顔したまま話してしまいがちです。(私だけ?笑)

また、お客様対応をしないといけない会社や、会社に来た取引先の人にたまたま会った時に笑顔で明るく挨拶などすると、「あそこの事務員さんは対応がよくて感じがいいね」って言われて自分の会社での評価も高まります。

事務員に向いている人

では事務員の仕事内容・求められる能力をふまえた上で、どんな方が事務員に向いているのでしょうか?

パソコン作業がある程度得意で苦ではない人

やはりパソコン作業が嫌じゃない人がいいですね。

「○時までにこの資料作っておいて」とか言われた時に、パソコンが好きじゃないから後回しにしていて忘れちゃうのもダメだし、入力スピードが遅くて間に合わなかったっていうのもよくありません。

なので、出来れば人並みにパソコンが出来る人がいいですね。

水分補給やトイレの心配をしたくない人

外仕事や接客仕事だと、好きな時に水分補給やトイレに行ったりできないことが多いです。

また、冷暖房完備の会社だと気温の心配もいらないので、快適に過ごしたい方におすすめです。

ミスが少ない人・効率よく仕事が出来る人

請求書を作成するときなど、一桁でも間違えてしまうと大変です。

雑務も多いため、効率よく仕事をすすめられる人が好ましいです。

責任感がある人

事務の仕事は以外と重要な仕事ばかり。

なので、事務は座り仕事だから簡単そうという考えだと、仕事をおろそかにしがちです。

確かに仕事自体は、難しい事はないかもしれませんが、他の仕事と同じように責任はあります。

真面目で責任感がある人だと周りの人も助かります。

お母さん的な立ち回りができる人

影で支えるお母さん的な立ち回りができる人が一番事務に向いていると思います。

よく周りを見て気が利くし、言わなくてもやってくれるし、身の回りの世話をやってくれる、事務員もそんな人が理想です。

どうして「中卒・未経験」で事務員になれたのか?

さて、冒頭で「中卒・未経験」で事務員になれた~とさらりと書いたんですけど、何故私が事務員になれたのか?なんですが、実は派遣で入ったんですよね。
※現在は正社員です。

中卒で、事務未経験だとなかなか正社員での雇用はありません。

なので、学歴がなかったり経験がなかったり資格がない方は、派遣からいってみるのもいいかもですよ。

ハードルが下がりますし、こちらとしてもあまりいい会社じゃなかったら正社員よりも辞めやすいですし、更新しなければいいですし。

わたしの事務体験談

さて、せっかく私が事務として働いているので、実際の事務はどんな風なのか?という事をご紹介します。

まず私の会社は事務員は私ひとりで、外出することがほとんどなく掃除は私ともう一人の女性社員が朝ちょっとだけやります。

後は仕事帰りにルンバを回して帰ります。

男性が多い業種なので、基本私ともう一人の女性がやらないといけないんですが、もう一人の女性は営業でかつ会社に入って長いので、ほとんど私がやらないといけません。

仕事が終わって帰る頃に、私は飲まないコーヒーを片付けて洗ったり、コップを洗ったりトイレ掃除をやったりしないといけません。

頼まれごともよくされます。

元々事務の仕事も多いのですが、ホームページの管理や雑務をバンバン押し付け(…ゲフンゲフン)まかせられるので、毎日忙しく仕事をやっています。

まぁでも残業も基本ないですし、他人とかかわらないので気を遣わなくていいですし、好きな時に好きなだけトイレ行ったりお茶を飲んだりできるので、そこそこ快適に過ごしています。

他のスタッフからは暇そうって思われているかもしれませんね。

私は心が狭いので(笑)、なんで私がしなきゃいけないんだ…と思う事が多々ありますが、事務員になった以上仕方がないのかなって思っています。

あと、他のスタッフが外から帰ってきた時に、コンビニのコーヒーの飲みものとかマックの飲みものとか持ってたりすると、「私は会社を抜けられないのに、仕事中に好き勝手行けていいな( ^言^)」とか思うこともあります。

他のスタッフからすれば「トイレの悩みもないし、飲みものがなくなる心配もないし羨ましい」とか思われているかもしれないので、どっちもどっちですね。

じゃあ事務以外の職種に就けばいいじゃんって言われても、パソコン作業をする仕事がいいので、私の能力でパソコン使う職種で就職できるのは事務くらいしかないので、転職する気もないですし。

まぁ、会社にずっといるのでストレスはそこそこ溜まります。

事務は大変。肩こり腰痛に注意しよう。

最後に、事務の最大の注意点、肩こり腰痛です。

パソコン作業は前かがみになって猫背やストレートネック(首が真っ直ぐ)になりやすいですし、ドライアイ、巻き肩など色々気を付けないといけません。

桃太郎
私はコンプリートしています。

書き物をする時も下を向くので背中が丸まりますし、定期的に背伸びをしたりストレッチをしたりして、肩こりや腰痛の予防をしないといけません。

事務員になりたい方は、そういうところにも注意してくださいね。

まとめ

事務の仕事は意外と大変なのです。

ですが、それ以上にやりがいもありますし、楽な部分もありますし、向いている人には楽しいです。

会社によって、ここに書いてある内容と異なることがあると思いますが、サポート役というところは共通です。

自分の理想とする会社を見つけるためにも、求人情報をしっかりと見てその会社の特徴を把握しましょう。

不安な方は派遣をおすすめします。
派遣でも正社員になれるところもありますし、自分にあった働き方を探してくださいね。

桃太郎

名前もアイコンも男っぽいですが、女です。
好奇心旺盛で、やりたいと思ったことに色々手を出したりするので、このブログも色々なジャンルを書いています。
いわゆる雑記ブログ。

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